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Community Grant Program

Introduction / Policy Statement:

In accordance with its official plan, the Township of North Glengarry (the Township) wishes to promote a varied and rich quality of life for all its residents and visitors. At times, community groups and organizations in North Glengarry need financial assistance to support community-based special projects or events.

The Community Grant Policy has been created to provide limited financial assistance to community groups and not-for-profit organizations within the Township to assist with various activities. This support is in recognition of the value of these groups to the well being and growth of the community and is to help the municipality retain a strong community focus.

This policy and related forms is meant to streamline processing of grant requests and to ensure that any funds are distributed in an open, fair and accountable process and to the best benefit of the community.

 

Funding Options:

Each year, as part of the annual budget process, Council will determine a financial commitment to the "Community Grant Program". This money will be available for direct Community grants.

In addition to direct grants, "in-kind" grants may also be considered. "In-kind" grants may consist of the use of municipal property at reduced or no cost, providing permit fees, municipal staff support, loan of equipment or material. 

Priorities for Funding:

  • Arts, Culture and Heritage projects or events
  • Community Beautification projects or events
  • Special Events
  • Tourism Development projects or events 

Deadline for Applications:

October 31st of each year.

Please return your application to the attention of Annie Levac, Treasurer. 

Eligibility Criteria: 

1. Applicants must be non-profit community groups and organizations whose primary focus is within North Glengarry.

2. Grants are intended to be supplementary to an organization's main sources of funding. The grant shall not be considered as the primary source of funding for the organization. The organization must show exploration of other financial and in-kind support (i.e.: fund-raising and volunteer support).

3. All funding shall be for future projects.  Retroactive funding will not be considered.

4. Repeat grants will only be available to organizations who have complied with the reporting requirements of any previous grants.

5. Guaranteed funding is only for the fiscal year in which the organization has applied. It is not to be regarded as a commitment by the Municipality to continue such assistance in future years.

6. No financial grants will be considered unless specifically authorized by this policy. In according grants, the Municipality may impose, at its sole and unique discretion, the conditions it deems fit.

Exclusions:

1. Individuals, businesses, publicly-funded institutions (i.e: schools, hospitals, etc.) and non-profit organizations that are predominantly funded by the government through tax dollars are not eligible to apply for the Community Grant Program.

2. Organizations that may be located within the Township of North Glengarry, but are more regionally- oriented, or that represent or service a special interest group shall not be considered for a municipal grant under the Community Grant Program.

3. Unless special circumstances warrant, consideration will not be given to requests for grants from recreational sports groups, nor will funds be used to sponsor an individual athlete or team for a competition, or to subsidize participation in a sports event. Recreation in North Glengarry is managed by Recreation Associations and have separate funding mechanisms, not related to this policy 

Application Guidelines:

All grant applications shall be submitted on the "Community Grant Application Form" and directed to the Treasurer, by October 31st of each year, and shall include:

  1. The name of the organization(s), and the contact information (name, address and telephone and email) of a person who can answer questions regarding the information submitted on the application form;
  2. A brief description of the organization;
  3. The list of Board/Committee members of the organization;
  4. A brief description of the event/project; including objectives of the event/project, or the benefits to the community resulting from the event/project and expected date of completion;
  5. Budget for the event/project (please use the attached "Community Grant Application Budget Form");
  6. The organization's financial statement from the previous year.
  7. The In-Kind Suport Summary Document which available from the Recreation or Public Works Department. An in-person meeting is required with one or both of Direct rs of these departments and the In-Kind Support Summary
    Document must be approved by the Directors from which the In-Kind support is sought prior to application
    submission.

Note: Applicants who have questions about eligibility or any aspect of the application should contact the Township Office before completing the "Community Grant Application Form". 

Municipal Review of Application:

1. All requests for financial grants will be considered having regard for the Municipality's current budget. Under normal circumstances, only one request per organization is to be considered in a calendar year.

2. The Arts, Culture and Heritage Advisory Committee shall review each community grant application to ensure that all necessary information is provided before the Grant Application is submitted to council for consideration. Incomplete Grant Applications will not be considered.

3. All grants will be assessed in terms of the need for the project; cost effectiveness, financial viability; contribution to the quality of life in the community and community involvement/response.  

Application  Deadline and Notification of Acceptance: 

Applications must be received prior to October 31st for all events/projects in the upcoming calendar/fiscal year.

Notification of acceptance will take place after the North Glengarry Budget process. The annual budget process timelines vary and applicants need to take into account that approvals may not be granted in the time that suits their events or particular needs.  

Accountability:

1. Prior to the disbursement of any municipal funds, all Grantees must sign a "Letter of Agreement" on the approved form, which specifies the terms and conditions of the grant.

2. Organizations awarded a grant will be held accountable for the expenditure of the funds in accordance with the stated objectives/plans. Grants in future years will be reviewed based on past demonstrated fiscal responsibility of the applicants.

3. Funds granted under this program must be used for the specific purposes outlined in the application. They are not transferable between projects or groups without prior Council approval.

4. Accountability statements must be completed and submitted within 60 days of the event/project's completion. The statement shall include:

  • A description of the completed event/project;
  • A financial report listing all expenditures and revenues pertaining to the event/project, and the use of the funds;
  • The signature of the Chair of the organization.

Note: Failure to provide an "Accountability Statement" may result in future requests being denied. 

Municipal Liability Insurance Coverage:

All grantees are required to ensure adequate levels of property, general liability and/or alcohol related event insurance naming the Township of North Glengarry as an additional insured. This provision may be waived for special events that are jointly managed and/or otherwise covered by the existing municipal policy. The determination of insurance levels is at the sole and unique discretion of the township, either through the CAO's office or by Council resolution.

 

2018 Community Grant Application Form

 


 

Programmes de subventions communautaires

 

Introduction / √Čnonc√© de politique :

En conformit√© avec son plan officiel, le Canton de Glengarry Nord (le Canton) souhaite promouvoir une excellente[G1]  qualit√© de vie pour tous ses r√©sidents et ses visiteurs. Les groupes et les organismes communautaires de Glengarry Nord ont parfois besoin d'une aide financi√®re pour soutenir certains √©v√©nements ou projets communautaires particuliers.

La politique sur les subventions communautaires a √©t√© cr√©√©e dans le but de fournir un soutien financier limit√© aux groupes communautaires et organismes sans but lucratif du canton pour leurs diverses activit√©s. Ce soutien financier vise √† reconna√ģtre l'importance des efforts de ces groupes envers le bien-√™tre et la croissance de la communaut√© et aide la municipalit√© √† pr√©server une forte orientation communautaire.

Cette politique et les formulaires connexes ont pour but de simplifier le m√©canisme de demande de subvention et d'assurer un processus de distribution des fonds √† la fois ouvert, transparent et √©quitable  pour le plus grand bien de la collectivit√©. 

Options de financement :

Chaque ann√©e, dans le cadre du processus budg√©taire annuel, le conseil fixera un engagement financier pour le ¬ę Programme de subventions communautaires ¬Ľ. Les fonds seront disponibles par le biais de subventions directes √† la communaut√©.

En plus des subventions directes, des contributions en esp√®ces et en nature pourraient √™tre octroy√©es. Ces contributions pourraient consister notamment en l'utilisation gratuite ou √† co√Ľt r√©duit d'une propri√©t√© municipale, en l'octroi d'une subvention additionnelle pour couvrir les co√Ľts des permis requis pour le projet ou l'√©v√©nement, en soutien offert par le personnel municipal, ou en pr√™t d'√©quipement ou de mat√©riel.  

Priorités en matière de financement :

  • Projets ou √©v√©nements dans le domaine des arts, de la culture et du patrimoine.
  • Projets ou √©v√©nements d'embellissement communautaire
  • √Čv√©nements sp√©ciaux
  • Projets ou √©v√©nements visant √† la promotion du d√©veloppement touristique


Date limite pour soumettre les demandes:

Le 31 octobre de chaque année.

Veuillez retourner votre demande √† l'attention de Annie Levac, Tresori√®re. 

Critères d'admissibilité :

  1. Les candidats doivent √™tre des groupes communautaires et des organismes sans but lucratif Ňďuvrant principalement dans Glengarry Nord.  
  2. Les subventions constituent des fonds compl√©mentaires √† la principale source de financement d'un organisme.  La subvention ne doit pas √™tre pas consid√©r√©e la source principale de financement pour l'organisme.  Par cons√©quent, l'organisme doit d√©montrer qu'il a explor√© d'autres options de financement et des contributions en esp√®ces et en nature. (c.-√†-d., collectes de fonds et soutien de b√©n√©voles).  
  3. Tout financement ne peut être octroyé que pour des projets ultérieurs. Aucun financement rétroactif ne sera accordé.
  4. Des renouvellements de subventions ne seront disponibles qu'aux organismes qui se seront conform√©s aux exigences se rapportant √† toute subvention ant√©rieure.  
  5. Le financement garanti est valide seulement pour l'exercice durant lequel l'organisme a d√©pos√© sa demande. L'octroi d'une aide financi√®re pour une ann√©e ne constitue pas un engagement de la municipalit√© √† fournir une aide financi√®re pour les ann√©es subs√©quentes. 
  6. Aucune aide financière ne sera considérée à moins d'être expressément autorisée selon les critères énoncés dans cette politique. Lors de l'octroi de subventions, la municipalité peut, à sa discrétion, imposer les conditions qu'elle juge nécessaires.

Exclusions:

  1. Les individus, les entreprises, les organismes financ√©s par des fonds publics (ex : √©coles, h√īpitaux, etc.) et les organismes √† but non lucratif principalement financ√©s par le gouvernement avec l'argent des contribuables, ne sont pas admissibles au Programme de subventions communautaires. 
  2. Les organismes de plus grande envergure qui sont situ√©s dans le Canton de Glengarry Nord dont les efforts sont davantage √† l'√©chelle r√©gionale ou qui repr√©sentent ou offrent des services √† un groupe d'int√©r√™t particulier, ne sont pas admissibles pour une subvention municipale en vertu du Programme de subventions communautaires. 
  3. √Ä moins que des circonstances sp√©ciales le justifient, les demandes de subvention de la part de groupes de sports r√©cr√©atifs, ne seront pas consid√©r√©es.  De plus, aucun financement ne sera utilis√© pour commanditer un athl√®te ou une √©quipe en vue d'une comp√©tition, ou pour subventionner une participation dans un √©v√©nement sportif. Les loisirs dans le comt√© de Glengarry Nord, sont g√©r√©s par des associations de loisirs ayant des m√©canismes de financement distincts qui ne rel√®vent aucunement de la pr√©sente politique.   

Procédures à suivre pour la demande:

Toute demande de subvention doit √™tre soumise √† l'aide du ¬ę Formulaire de demande de subvention ¬Ľ et achemin√©e au tr√©sorier pour le 31 octobre de chaque ann√©e en incluant les √©l√©ments suivants :

  1. le nom de l'organisme (ou des organismes) et les coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel) d'une personne pouvant répondre à des questions relativement à l'information soumise dans la demande;
  2. une brève description de l'organisme;
  3. une liste des membres du comité ou du conseil d'administration de l'organisme;
  4. une brève description de l'événement ou du projet, y compris les objectifs ou les bénéfices que la communauté pourra tirer dudit événement ou projet et la date prévue d'achèvement;
  5. le budget pour l'√©v√©nement ou du projet (veuillez utiliser le  ¬ęFormulaire de demande de subvention communautaire - Budget¬Ľ ci-annex√©.);
  6. l'état financier de l'année précédente de cet organisme.
  7. la demande completée d'Appui non-financier qui est disponible auprès des directeurs des services communautaires ou des travaux publics. Une rencontre en personne est obligatoire avec un ou les deux directeurs de ces départements et le formulaire doit être validé par les directeurs de qui proviendront les services avant de soumettre la demande.

Notez: Les requ√©rants ayant des questions concernant les crit√®res d'admissibilit√© ou de tout autre aspect de la demande sont pri√©s de contacter le bureau municipal avant de remplir le formulaire de demande. 

R√©vision  des demandes par la municipalit√©:

1. Toutes les demandes de subventions seront considérées en fonction du budget actuel de la municipalité. Normalement, une seule demande par organisme ne peut être considérée au cours d'une année civile.

2. Le Comité consultatif pour les arts, la culture et le patrimoine, passera en revue chaque demande de subvention communautaire pour s'assurer que tous les renseignements nécessaires sont inclus avant que la demande ne soit soumise au conseil. Les demandes de subventions incomplètes seront rejetées.

3. Toutes les demandes de subventions seront √©valu√©es en fonction de la n√©cessit√© pour un tel projet, du rapport co√Ľt-efficacit√©, de la viabilit√© financi√®re et de la contribution √† la qualit√© de vie dans la communaut√© ainsi que de l'engagement et de la participation de la communaut√©. 

Date limite pour les demandes et l'avis d'approbation :

Les demandes doivent √™tre re√ßues avant le 31 octobre pour tout projet ou √©v√©nement au cours de la prochaine ann√©e civile/fiscale. 

Les avis d'approbation seront envoy√©s apr√®s la tenue du processus budg√©taire du canton de Glengarry Nord. Les d√©lais du processus budg√©taire annuel varient d'ann√©e en ann√©e et les requ√©rants doivent envisager la possibilit√© que les approbations ne pourront pas √™tre accord√©es dans les d√©lais souhaitables pour leur √©v√©nement ou leurs besoins particuliers.  

Responsabilité :

1. Avant le versement de tout fonds municipal, tous les bénéficiaires d'une subvention devront, au préalable, signer une lettre d'entente selon le modèle approuvé, sur laquelle seront indiquées les modalités et les conditions de la subvention.

2. Les organismes se voyant octroyer une subvention seront responsables pour l'utilisation des fonds en conformité avec les objectifs/plans énoncés. L'octroi de subventions pour les années futures sera révisé, en se basant sur la responsabilité fiscale dont ont fait preuve les requérants dans le passé.

3. Le financement octroy√© dans le cadre de ce programme devra √™tre utilis√© sp√©cifiquement pour les raisons d√©crites dans cette demande.  Ledit financement ne peut √™tre transf√©r√© vers d'autres projets ou groupes sans avoir re√ßu l'approbation du Conseil.

4. L'énoncé des responsabilités faisant le bilan du projet ou de l'événement doit être complété et soumis dans les 60 jours suivant la tenue de l'événement ou du projet. Cet énoncé doit inclure les éléments suivants:

  • une description du projet/√©v√©nement une fois termin√©;
  • un √©tat financier √©num√©rant les d√©penses et revenus relatifs √† l' ou au projet, ainsi qu'une description de l'utilisation des fonds;
  • la signature du pr√©sident de l'organisme.

√Ä d√©faut de fournir un ¬ę√©nonc√© des responsabilit√©s¬Ľ, des demandes ult√©rieures pourraient √™tre refus√©es. 

Assurance-responsabilit√© prot√©geant la municipalit√© :

Tous les b√©n√©ficiaires d'une subvention sont tenus d'avoir une couverture ad√©quate en mati√®re d'assurance des biens, d'assurance responsabilit√© civile g√©n√©rale et/ou d'assurance pour les incidents lors desquels il y a eu consommation d'alcool/o√Ļ l'alcool est en cause nommant le Canton de Glengarry Nord √† titre d'assur√© additionnel. Cette disposition peut √™tre annul√©e pour des √©v√©nements sp√©ciaux qui sont g√©r√©s conjointement et/ou autrement couverts par la police d'assurance municipale existante. Les niveaux de couverture sont d√©termin√©s √† la discr√©tion du Canton, soit par le bureau du directeur g√©n√©ral, soit par une r√©solution du conseil.

 

Formulaire de demande pour le Programme de subventions communautaires 2018